值得記錄的生產力習慣(提示:不是你的總工作時數)

問大多數人高效的一天是什麼樣,他們會描述一個結果——一份被完全劃掉的待辦清單,記錄下來的一定工作時數。結果是你試圖產出的東西,而不是你直接控制的東西。真正預測一天是否順利的習慣更小、更具體,而且幾乎沒人在記錄它們。

關於中斷的研究實際發現了什麼

這方面被引用最多的實驗研究,來自Gloria Mark、Daniela Gudith和Ulrich Klocke,於2008年在ACM CHI會議上以《The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress》為題發表。這個發現比網路上流傳的通俗版本更違反直覺:被中斷的受試者實際上比不受中斷的受試者更快完成了任務,而不是更慢。品質或準確度也沒有可測量的下降。被中斷的組在標準工作負荷量表上表現出的,是顯著更高的壓力、挫折感、時間壓力和努力程度——僅僅20分鐘被中斷的工作之後就是如此。

這個區別對於什麼值得記錄很重要。一個流行的說法——中斷後需要大約23分鐘才能完全重新集中注意力——在生產力部落格中廣泛流傳,常被歸因於同一項2008年的研究。直接回查原始論文後,這個具體數字並未出現在論文中;這不是Mark、Gudith和Klocke研究的發現,我們也無法獨立驗證任何將其確立為固定數字的一手資料——所以這裡有意將其排除。這項研究確實直接支持的是:中斷即使不消耗你的時間,也會在壓力和努力上消耗你。這是一個與習慣記錄相關的發現,因為壓力和努力才是讓你在日曆顯示出時間問題之前很久就精疲力竭的東西。

自我監測能廣泛地改變結果

與中斷研究分開,Harkin等人2016年發表在Psychological Bulletin上的一項後設分析,彙整了138項對照研究(N = 19,951),檢驗了監測目標進展是否能提高達成目標的可能性。結果確實如此,而且當人們實際記錄進展而非依賴記憶時,效果更強。這項後設分析中的研究大多圍繞健康行為展開,而非專門針對生產力——所以我們並非聲稱它證明了記錄能讓你更高效。它所確立的,是這整個習慣所依賴的普遍機制:在實際被驗證過的領域中,可見性會改變行為。

真正值得記錄的內容

基於這項研究,最有理由記錄的習慣包括:

• 固定的每日專注時段,以完成/未完成方式記錄——不需要精確到分鐘,只需記錄它是否發生了。這是作者Cal Newport推廣的「深度工作」概念的「輸入」版本,與總產出不同,這是你可以持續記錄的東西。
• 該時段內的中斷次數,目的不是消除每一次中斷,而是看到模式——CHI的研究表明,次數本身不如它是否發生在受保護的時間內重要。
• 一件你迴避或推遲的任務,具體命名——拖延一旦被寫下來並附上名字,就比留作「這一天不知怎麼就過去了」的模糊感覺更容易被中斷。
• 精力或專注品質,記錄方式與心理健康日誌中的情緒相同——粗略的高/中/低就足夠開始注意到你按時段的真實模式,而不是在沒有證據的情況下假設自己是「晨型人」。
• 會議或情境切換,按次數而非按時長計數——CHI研究是按情境切換而非按時鐘時間來衡量中斷成本的,這也是日常中更容易追蹤的單位。

注意這份清單裡缺少什麼——總工作時數和完成任務總數。兩者都是結果。習慣追蹤器是為了讓輸入可見——專注時段、中斷次數、誠實命名的推遲任務——而不是把你的日曆重新貼上生產力分數的標籤。

為什麼這比通用待辦清單更好

待辦清單告訴你打算做什麼。它不會告訴你實際上是什麼中斷了你、頻率如何,也不會告訴你你的精力模式是讓上午9點還是下午3點成為真正的專注視窗。這正是基於習慣的記錄所要填補的空白:不是管理任務,而是建立一份關於哪些條件讓專注工作成為可能或不可能的記錄,讓模式變得可見,而不是被假設。

常見問題

中斷真的會耗費時間,還是只是感覺如此? 具體就CHI 2008年的研究而言,被中斷的受試者更快完成了任務,而不是更慢——很可能是透過更快、更費力的工作方式來補償。可測量的代價是壓力、挫折感和努力——而不是流逝的時間。這是一項使用郵件任務、48名受試者的單一實驗室研究,所以應把它當作一個資料點,而非普遍規律,但它是一項被廣泛引用的資料點。

最值得優先記錄的生產力習慣是什麼? 一個固定的每日專注時段,簡單地以完成/未完成方式記錄。這是與中斷成本研究關聯最直接的習慣,而且足夠二元化,記錄本身不會變成一件苦差事。

我應該乾脆記錄總工作時數嗎? 工作時數是結果,不是習慣——它顯示的是結果,而不是產生這個結果的原因。兩天記錄了相同的工作時數,中斷次數和壓力水平卻可能完全不同,而這正是習慣追蹤器要揭示的東西。

屏蔽干擾的生產力App能取代這種記錄嗎? 它們作用於不同的層面。屏蔽類App在專注時段內改變你的環境;習慣記錄則在事後告訴你這個時段是否真的發生了、什麼阻礙了它,而這正是讓你能隨時間調整這個習慣的東西。

總結

關於中斷的研究並沒有說出大多數生產力內容所聲稱的東西——真正的發現是關於壓力和努力,而不是失去的分鐘。記錄一個固定的專注時段、你的中斷次數,以及你正在迴避的那件任務,能給你一幅比數工作時數誠實得多的高效一天的畫面。

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