Takip Etmeye Değer Verimlilik Alışkanlıkları (İpucu: Toplam Çalışma Saatlerin Değil)

Çoğu insana verimli bir günün nasıl göründüğünü sor, bir sonuç tarif edecekler — tamamen işaretlenmiş bir yapılacaklar listesi, kaydedilen belirli sayıda saat. Sonuçlar üretmeye çalıştığın şeydir, doğrudan kontrol ettiğin şey değil. Bir günün gerçekten iyi geçip geçmeyeceğini tahmin eden alışkanlıklar daha küçük, daha spesifik ve neredeyse hiç kimse onları takip etmiyor.

Kesintiler üzerine araştırma gerçekte ne buldu

Bu konudaki en çok alıntılanan deneysel çalışma, Gloria Mark, Daniela Gudith ve Ulrich Klocke tarafından, 2008'de ACM CHI konferansında "The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress" başlığıyla sunuldu. Bulgu, çevrimiçi dolaşan popüler versiyondan daha sezgiye aykırı: kesintiye uğrayan denekler görevlerini kesintisiz çalışan deneklerden daha az sürede tamamladı, daha fazla değil. Kalitede veya doğrulukta ölçülebilir bir düşüş de yoktu. Standart bir iş yükü ölçeğinde ölçüldüğünde kesintiye uğrayan grubun gösterdiği şey, sadece 20 dakikalık kesintili çalışmadan sonra bile anlamlı derecede daha yüksek stres, hayal kırıklığı, zaman baskısı ve çabaydı.

Bu ayrım neyin takip edilmeye değer olduğu için önemli. Bir kesintiden sonra tamamen odaklanmaya geri dönmenin yaklaşık 23 dakika sürdüğüne dair popüler bir iddia, verimlilik bloglarında yaygın olarak dolaşıyor ve genellikle aynı 2008 çalışmasına atfediliyor. Orijinal makaleye doğrudan dönüldüğünde, bu spesifik rakam metinde görünmüyor; bu Mark, Gudith ve Klocke çalışmasının bir bulgusu değil ve bunu sabit bir sayı olarak belirleyen bir birincil kaynağı bağımsız olarak doğrulayamadık — bu yüzden burada kasıtlı olarak dışarıda bırakıldı. Çalışmanın gerçekten doğrudan desteklediği şey şu: kesintiler sana zaman kaybettirmese bile stres ve çaba açısından maliyetlidir. Bu, alışkanlık takibiyle ilgili bir bulgu, çünkü takviminde bir zaman sorunu görünmeden çok önce seni tüketen şey stres ve çabadır.

Öz izleme genel olarak sonuçları değiştirir

Kesinti araştırmasından ayrı olarak, Harkin ve meslektaşlarının 2016'daki Psychological Bulletin meta-analizi, bir hedefe doğru ilerlemeyi izlemenin hedefe ulaşma olasılığını artırıp artırmadığını test eden 138 kontrollü çalışmayı (N = 19.951) bir araya getirdi. Tutarlı biçimde artırdı ve insanlar hafızaya güvenmek yerine ilerlemelerini fiziksel olarak kaydettiklerinde etki daha güçlüydü. Bu meta-analizdeki çalışmalar çoğunlukla verimlilik değil, sağlık davranışları etrafında kuruluydu — bu yüzden takibin seni daha verimli yaptığını kanıtladığını iddia etmiyoruz. Kurduğu şey, tüm bu alışkanlığın dayandığı genel mekanizma: görünürlük, gerçekten test edilmiş alanlarda davranışı değiştirir.

Gerçekten takip etmeye değer olanlar

Bu araştırmaya dayanarak, takip edilmesi için en net gerekçeye sahip alışkanlıklar şunlar:

• Yapıldı ya da yapılmadı olarak kaydedilen sabit bir günlük odak bloğu — dakikasına kadar zamanlanmış değil, sadece gerçekleşip gerçekleşmediği. Bu, yazar Cal Newport tarafından popülerleştirilen bir kavram olan derin çalışmanın "girdi" versiyonu ve toplam çıktının aksine tutarlı biçimde takip edebileceğin bir şey.
• O blok sırasındaki kesinti sayısı, her kesintiyi ortadan kaldırmak için değil, örüntüyü görmek için — CHI araştırması, sayının, korunan zaman içinde gerçekleşip gerçekleşmediğinden daha az önemli olduğunu öne sürüyor.
• Kaçındığın veya ertelediğin bir görev, özel olarak adlandırılmış — erteleme, günün "nasıl geçtiği belirsiz" şeklinde belirsiz bir his olarak kalmak yerine, bir isimle yazıldığında kesintiye uğratılması daha kolay.
• Ruh sağlığı günlüğündeki ruh haliyle aynı şekilde kaydedilen enerji veya odak kalitesi — kaba bir yüksek/orta/düşük, kanıt olmadan "sabah insanı" olduğunu varsaymak yerine günün saatine göre gerçek örüntünü fark etmeye başlamak için yeterli.
• Zamanlanmak yerine sayılan toplantılar veya bağlam değişiklikleri — CHI çalışması, kesinti maliyetini saatle değil bağlam değişikliğiyle ölçtü ve bu, gün be gün takip edilmesi daha kolay bir birim.

Neyin eksik olduğuna dikkat et: toplam çalışılan saatler ve toplam tamamlanan görevler. İkisi de sonuç. Bir alışkanlık takipçisi, girdileri — odak bloğunu, kesinti sayısını, dürüstçe adlandırılmış ertelenen görevi — görünür kılmak için tasarlanmıştır, takvimini bir verimlilik puanı olarak yeniden etiketlemek için değil.

Bu neden genel bir yapılacaklar listesinden daha iyi

Bir yapılacaklar listesi ne yapmayı planladığını söyler. Seni gerçekte ne kesintiye uğrattığını, ne sıklıkla, ya da enerji örüntünün sabah 9'u mu yoksa öğleden sonra 3'ü mü gerçek odak pencerene çevirdiğini söylemez. Alışkanlık tabanlı takibin doldurmak için var olduğu boşluk tam olarak bu: görevleri yönetmek değil, odaklanmış çalışmayı mümkün kılan ya da kılmayan koşulların bir kaydını oluşturmak, böylece örüntü varsayılmak yerine görünür olur.

Sıkça sorulan sorular

Kesintiler gerçekten zamana mal olur mu, yoksa sadece öyle mi hissettiriyor? Özellikle CHI 2008 çalışmasına göre, kesintiye uğrayan denekler görevlerini daha hızlı tamamladı, daha yavaş değil — muhtemelen daha hızlı, daha çaba gerektiren bir çalışma tarzıyla telafi ederek. Ölçülebilir maliyet stres, hayal kırıklığı ve çabaydı — geçen zaman değil. Bu, bir e-posta görevi ve 48 denek kullanan tek bir laboratuvar çalışması, bu yüzden onu evrensel bir kanun değil bir veri noktası olarak ele al, ama oldukça sık alıntılanan bir veri noktası.

İlk önce takip edilecek en yüksek etkili verimlilik alışkanlığı nedir? Sabit bir günlük odak bloğu, basitçe yapıldı ya da yapılmadı olarak kaydedilmiş. Bu, kesinti maliyeti araştırmasıyla en doğrudan bağlantılı alışkanlık ve takibin kendisinin bir angaryaya dönüşmeyeceği kadar ikili.

Bunun yerine sadece toplam çalışılan saatleri mi takip etmeliyim? Çalışılan saatler bir sonuçtur, alışkanlık değil — sonucu gösterir, onu neyin ürettiğini değil. Aynı sayıda saat kaydedilen iki gün, tamamen farklı kesinti sayılarına ve stres seviyelerine sahip olabilir ve bu tam olarak bir alışkanlık takipçisinin ortaya çıkarmak için var olduğu şey.

Dikkat dağıtıcıları engelleyen verimlilik uygulamaları bu tür takibin yerini tutar mı? Farklı bir katmanda çalışırlar. Engelleme uygulamaları blok sırasında ortamını değiştirir; alışkanlık takibi sonrasında blok gerçekten gerçekleşti mi ve neyin engel olduğunu söyler, bu da alışkanlığı zaman içinde ayarlamanı sağlayan şey.

Sonuç olarak

Kesintiler üzerine araştırma, çoğu verimlilik içeriğinin iddia ettiği şeyi söylemiyor — gerçek bulgu stres ve çaba hakkında, kaybedilen dakikalar hakkında değil. Sabit bir odak bloğunu, kesinti sayını ve kaçındığın o bir görevi takip etmek, sana saatleri saymanın asla veremeyeceği kadar dürüst bir verimli gün resmi verir.

---