Συνήθειες Παραγωγικότητας που Αξίζει να Παρακολουθείς (Υπόδειξη: Όχι οι Συνολικές Ώρες Εργασίας)

Ρώτησε τους περισσότερους ανθρώπους πώς μοιάζει μια παραγωγική μέρα, και θα περιγράψουν ένα αποτέλεσμα — μια λίστα εργασιών πλήρως τσεκαρισμένη, έναν συγκεκριμένο αριθμό ωρών καταγεγραμμένο. Τα αποτελέσματα είναι αυτό που προσπαθείς να παράγεις, όχι αυτό που ελέγχεις άμεσα. Οι συνήθειες που πραγματικά προβλέπουν αν μια μέρα θα πάει καλά είναι μικρότερες, πιο συγκεκριμένες, και σχεδόν κανείς δεν τις παρακολουθεί.

Τι βρήκε πραγματικά η έρευνα για τις διακοπές

Η πιο αναφερόμενη πειραματική μελέτη σε αυτό το θέμα, των Gloria Mark, Daniela Gudith και Ulrich Klocke, παρουσιάστηκε στο συνέδριο ACM CHI το 2008 με τίτλο «The Cost of Interrupted Work: More Speed and Stress». Το εύρημα είναι πιο αντίθετο με τη διαίσθηση από τη δημοφιλή εκδοχή που κυκλοφορεί online: τα υποκείμενα που διακόπτονταν ολοκλήρωσαν στην πραγματικότητα την εργασία τους σε λιγότερο χρόνο από τα υποκείμενα που εργάζονταν χωρίς διακοπές, όχι σε περισσότερο. Δεν υπήρξε επίσης μετρήσιμη πτώση στην ποιότητα ή την ακρίβεια. Αυτό που έδειξε η ομάδα με τις διακοπές, μετρημένο σε μια τυπική κλίμακα φόρτου εργασίας, ήταν σημαντικά υψηλότερο άγχος, απογοήτευση, πίεση χρόνου και προσπάθεια — μετά από μόλις 20 λεπτά διακεκομμένης εργασίας.

Αυτή η διάκριση έχει σημασία για το τι αξίζει να παρακολουθείς. Ένας δημοφιλής ισχυρισμός — ότι χρειάζονται περίπου 23 λεπτά για να επανακτήσεις πλήρως την εστίαση μετά από μια διακοπή — κυκλοφορεί ευρέως σε blogs παραγωγικότητας, συχνά αποδιδόμενος στην ίδια μελέτη του 2008. Ανατρέχοντας απευθείας στο πρωτότυπο άρθρο, αυτός ο συγκεκριμένος αριθμός δεν εμφανίζεται σε αυτό· δεν είναι εύρημα της μελέτης των Mark, Gudith και Klocke, και δεν μπορέσαμε να επαληθεύσουμε ανεξάρτητα κάποια πρωτογενή πηγή που να το καθιερώνει ως σταθερό αριθμό — έτσι αποκλείεται εσκεμμένα εδώ. Αυτό που η μελέτη πράγματι υποστηρίζει άμεσα είναι το εξής: οι διακοπές σου κοστίζουν σε άγχος και προσπάθεια ακόμα κι όταν δεν σου κοστίζουν σε χρόνο. Αυτό είναι ένα εύρημα σχετικό με την παρακολούθηση συνηθειών, επειδή το άγχος και η προσπάθεια είναι αυτά που θα σε εξαντλήσουν πολύ πριν το ημερολόγιό σου δείξει πρόβλημα χρόνου.

Η αυτοπαρακολούθηση αλλάζει αποτελέσματα, γενικά

Ξεχωριστά από την έρευνα για τις διακοπές, μια μετα-ανάλυση του 2016 των Harkin και συνεργατών στο Psychological Bulletin συγκέντρωσε 138 ελεγχόμενες μελέτες (N = 19.951) που εξέταζαν αν η παρακολούθηση της προόδου προς έναν στόχο αύξανε τις πιθανότητες επίτευξής του. Το έκανε, σταθερά, και το αποτέλεσμα ήταν ισχυρότερο όταν οι άνθρωποι κατέγραφαν φυσικά την πρόοδό τους αντί να βασίζονται στη μνήμη. Οι μελέτες σε αυτή τη μετα-ανάλυση αφορούσαν κυρίως συμπεριφορές υγείας, όχι παραγωγικότητα συγκεκριμένα — οπότε δεν ισχυριζόμαστε ότι αποδεικνύει πως η παρακολούθηση σε κάνει πιο παραγωγικό. Αυτό που καθιερώνει είναι ο γενικός μηχανισμός στον οποίο βασίζεται όλη αυτή η συνήθεια: η ορατότητα αλλάζει τη συμπεριφορά, στους τομείς που πράγματι έχουν εξεταστεί γι' αυτό.

Τι πραγματικά αξίζει να καταγράφεις

Με βάση αυτή την έρευνα, οι συνήθειες με τη σαφέστερη περίπτωση για παρακολούθηση είναι:

• Ένα σταθερό καθημερινό μπλοκ εστίασης, καταγεγραμμένο ως έγινε/δεν έγινε — όχι χρονομετρημένο στο λεπτό, απλώς αν συνέβη. Αυτή είναι η εκδοχή «εισόδου» του deep work, μιας έννοιας που έγινε δημοφιλής από τον συγγραφέα Cal Newport, και είναι κάτι που μπορείς να παρακολουθείς σταθερά, σε αντίθεση με το συνολικό αποτέλεσμα.
• Αριθμός διακοπών κατά τη διάρκεια αυτού του μπλοκ, όχι για να εξαλείψεις κάθε διακοπή αλλά για να δεις το μοτίβο — η έρευνα του CHI υποδεικνύει ότι ο αριθμός έχει λιγότερη σημασία από το αν συνέβη κατά τη διάρκεια προστατευμένου χρόνου.
• Μια εργασία που απέφυγες ή ανέβαλες, ονομασμένη συγκεκριμένα — η αναβλητικότητα διακόπτεται ευκολότερα όταν είναι γραμμένη με ένα όνομα, αντί να παραμένει ως ένα ασαφές συναίσθημα ότι η μέρα «πέρασε».
• Ενέργεια ή ποιότητα εστίασης, καταγεγραμμένη όπως η διάθεση σε ένα ημερολόγιο ψυχικής υγείας — ένα χονδρικό υψηλό/μεσαίο/χαμηλό αρκεί για να αρχίσεις να παρατηρείς το πραγματικό σου μοτίβο ανά ώρα της ημέρας, αντί να υποθέτεις ότι είσαι «πρωινός τύπος» χωρίς αποδείξεις.
• Συναντήσεις ή αλλαγές πλαισίου, μετρημένες αντί για χρονομετρημένες — η έρευνα του CHI μέτρησε το κόστος διακοπής ανά αλλαγή πλαισίου, όχι ανά ρολόι, και αυτή είναι η πιο εύκολα παρακολουθήσιμη μονάδα μέρα με τη μέρα.

Πρόσεξε τι λείπει: οι συνολικές ώρες εργασίας και ο συνολικός αριθμός ολοκληρωμένων εργασιών. Και τα δύο είναι αποτελέσματα. Ένα εργαλείο παρακολούθησης συνηθειών φτιάχνεται για να κάνει ορατές τις εισόδους — το μπλοκ εστίασης, τον αριθμό διακοπών, την ειλικρινά ονομασμένη καθυστερημένη εργασία — όχι για να επανα-ετικετάρει το ημερολόγιό σου ως βαθμολογία παραγωγικότητας.

Γιατί αυτό είναι καλύτερο από μια γενική λίστα εργασιών

Μια λίστα εργασιών σου λέει τι σκόπευες να κάνεις. Δεν σου λέει τι πραγματικά σε διέκοψε, πόσο συχνά, ή αν το μοτίβο ενέργειάς σου κάνει τις 9 το πρωί ή τις 3 το απόγευμα το πραγματικό σου παράθυρο εστίασης. Αυτό το κενό είναι ακριβώς αυτό που η παρακολούθηση βασισμένη σε συνήθειες φτιάχτηκε για να καλύψει: όχι διαχείριση εργασιών, αλλά η δημιουργία ενός αρχείου των συνθηκών που κάνουν την εστιασμένη εργασία δυνατή ή όχι, ώστε το μοτίβο να είναι ορατό αντί να υποτίθεται.

Συχνές ερωτήσεις

Οι διακοπές κοστίζουν πραγματικά χρόνο, ή απλώς έτσι νιώθεται; Συγκεκριμένα σύμφωνα με τη μελέτη του CHI 2008, τα υποκείμενα που διακόπτονταν ολοκλήρωσαν την εργασία τους πιο γρήγορα, όχι πιο αργά — πιθανόν αντισταθμίζοντας με ένα πιο γρήγορο, πιο απαιτητικό σε προσπάθεια στυλ εργασίας. Το μετρήσιμο κόστος ήταν άγχος, απογοήτευση και προσπάθεια — όχι ο χρόνος που πέρασε. Αυτή είναι μία μόνο εργαστηριακή μελέτη με μια εργασία email και 48 υποκείμενα, οπότε αντιμετώπισέ την ως ένα σημείο δεδομένων, όχι ως καθολικό νόμο, αλλά είναι ένα ευρέως αναφερόμενο σημείο δεδομένων.

Ποια συνήθεια παραγωγικότητας με τη μεγαλύτερη μόχλευση αξίζει να παρακολουθήσεις πρώτα; Ένα σταθερό καθημερινό μπλοκ εστίασης, καταγεγραμμένο απλά ως έγινε/δεν έγινε. Είναι η συνήθεια που συνδέεται πιο άμεσα με την έρευνα για το κόστος των διακοπών, και είναι αρκετά δυαδική ώστε να παρακολουθείται χωρίς η ίδια η παρακολούθηση να γίνει αγγαρεία.

Θα πρέπει απλώς να παρακολουθώ τις συνολικές ώρες εργασίας αντ' αυτού; Οι ώρες εργασίας είναι ένα αποτέλεσμα, όχι μια συνήθεια — δείχνουν το αποτέλεσμα, όχι τι το παρήγαγε. Δύο μέρες με τον ίδιο αριθμό καταγεγραμμένων ωρών μπορεί να έχουν εντελώς διαφορετικό αριθμό διακοπών και επίπεδα άγχους, και αυτό ακριβώς είναι που ένα εργαλείο παρακολούθησης συνηθειών φτιάχτηκε για να αποκαλύψει.

Οι εφαρμογές παραγωγικότητας που μπλοκάρουν περισπασμούς αντικαθιστούν αυτού του είδους την παρακολούθηση; Λειτουργούν σε διαφορετικό επίπεδο. Οι εφαρμογές μπλοκαρίσματος αλλάζουν το περιβάλλον σου κατά τη διάρκεια του μπλοκ· η παρακολούθηση συνηθειών σου λέει μετά αν το μπλοκ πραγματικά συνέβη και τι εμπόδισε, κάτι που σου επιτρέπει να προσαρμόσεις τη συνήθεια με τον καιρό.

Συμπέρασμα

Η έρευνα για τις διακοπές δεν λέει αυτό που ισχυρίζεται το περισσότερο περιεχόμενο παραγωγικότητας — το πραγματικό εύρημα αφορά το άγχος και την προσπάθεια, όχι τα χαμένα λεπτά. Η παρακολούθηση ενός σταθερού μπλοκ εστίασης, του αριθμού διακοπών σου, και της μίας εργασίας που αποφεύγεις σου δίνει μια πιο ειλικρινή εικόνα μιας παραγωγικής μέρας από ό,τι θα σου έδινε ποτέ η καταμέτρηση ωρών.

---